La gestión universitaria desde adentro

La Dirección Académica de la Facultad cumple un rol fundamental en la dinámica de su actividad. En su ámbito funcionan los departamentos de Alumnos, Legajos, y Sistematización y Datos, así como el área de Bedelía. A su vez es una dependencia de la Secretaría Académica, con numerosas y medulares actividades a cargo. Para dialogar sobre estas tareas, entrevistamos a Leticia Santuch, Directora Académica de la UTN – FRBB.

¿Cuáles son las tareas que desempeña el área?

El trabajo que se realiza aquí comienza desde responder al alumno cuando viene a averiguar qué puede estudiar, hasta el día  en que se va como graduado con el título en mano. Empezamos por dar información sobre carreras, seguimos por inscribirlos, organizamos todo lo que sea cursados, exámenes, pedidos de equivalencias, cambios de carreras, pases, así hasta llegar al título. En el medio tenemos muchas otras situaciones como prórrogas para la entrega de trabajos prácticos, pérdidas de regularidades… El trabajo es bastante variado pero tenemos informatizado mucho.

¿Qué rol ha tenido esta informatización en el desarrollo de las tareas?

Nos ha ayudado muchísimo a pesar de que la cantidad de alumnos está aumentando, porque  no es tanto el volumen de papel que se maneja al valernos de los recursos informáticos.
Todos los proyectos que hemos llevado adelante últimamente tienen que ver con la informatización de los procesos que realizamos. El último fue el de escaneo de actas y legajos de alumnos. Ha sido un avance muy grande porque en organizaciones como éstas, llega un momento en que el espacio para archivar papeles se hace insuficiente, partiendo de que ya no tenemos espacio ni siquiera para aulas. De modo que con más razón se dificulta generar un archivo y tenerlo en buenas condiciones, ordenado para que cuando uno necesite algo lo pueda encontrar y que no sea un depósito de papeles simplemente. Por ende, la idea es informatizar todo lo que se pueda.

Además de trámites y documentación ¿qué otras gestiones se realizan?

Otro de los cambios que hemos realizado es en cuanto a la entrega de los títulos. En este sentido logramos que las colaciones de grado se lleven a cabo en la sede local, lo cual fue una idea de las actuales autoridades, y resultó muy satisfactorio, ya que los graduados se sienten mucho mejor recibiendo su título aquí en la Facultad. La terraza de usos múltiples se pudo aprovechar para este fin, estableciendo un entorno muy cálido para este tipo de eventos, debido a que es un lugar mucho más amigable a los egresados, por formar parte de su vida y es una excelente excusa para que vuelvan y sigan sintiéndose  parte.

¿Se piensa en nuevos proyectos de mejora?

En cuanto a proyectos tenemos varios; siempre tendiendo a informatizar lo más posible, hemos llevado a cabo la carga de notas, de trabajos prácticos, etc. No así la carga de exámenes, que cada docente puede hacer vía web y a su vez controlar con el sistema que tenemos que se llama Sysacad: cuándo son las mesas de exámenes y cuántos son los inscriptos, cuántos son los alumnos de su curso y quiénes son, de modo que tiene acceso a un montón de información que antes era imposible y que debía llevar de manera manual, o sea que se les ha facilitado mucho a ellos también. 

¿En qué consiste el Sysacad?

Es un sistema informático que suministra Rectorado (desde Buenos Aires) y si bien no todo se puede manejar localmente, en nuestro caso gran parte del sistema se administra desde Bahía Blanca. Para esto hay dos personas encargadas. Gustavo Piccirilli y Fernando Arelovich tratan de sacarle la mayor cantidad de utilidades posibles y lo adaptan. Y en ese sentido también Rectorado colabora mucho.

¿Se alienta la capacitación del personal?

Desde el área se favorece la  realización de estudios y el perfeccionamiento permanente de los recursos humanos, para que puedan aplicar y volcar nuevos conocimientos a las actividades que se realizan.

Como reflexión final, ¿qué se espera a futuro?

Como decía, todos los proyectos que se vienen tienen que ver con la informatización; por ejemplo en lo que se vincula a horarios, a que los mismos docentes puedan acceder a ver las aulas disponibles, las puedan ubicar y reservar, y otras facilidades que permite la tecnología aplicada en la gestión.

Intercambio internacional de experiencias

Durante marzo, la oficina de Alumnos recibió a Patricia Gimeno Allué, de la Universidad Politécnica de Cataluña (UPC), España.

Gimeno Allué es Diplomada en Gestión y Administración, responsable de la atención al estudiante en la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos de Barcelona. Visitó la Facultad durante tres semanas, por una beca de movilidad del gobierno catalán y en el marco de un convenio de colaboración entre la UPC y la UTN.

El objetivo de la visita fue conocer nuestra organización, ver cómo se desarrollan las gestiones relacionadas con los temas académicos, así como realizar un intercambio cultural, de conocimientos y experiencias.

En su trabajo lleva adelante un proyecto para la implantación de la gestión y tramitación de solicitudes vía internet en el área académica, por este motivo el intercambio de ideas y opiniones fue muy enriquecedor.
Gimeno Allué preparó un informe de consideraciones y propuestas de mejoras para entregar a las autoridades académicas de la Facultad: “Los aspectos más importantes que he observado tienen que ver con la realización de solicitudes, de formas de atención al usuario, pero creo que a nivel de gestión la Facultad está muy bien”, explicó. “Allí en Cataluña, hemos realizado un proyecto para que los alumnos puedan hacer sus solicitudes vía Internet, y realmente ha ido bien, con lo cual en estos días he estado conversando con los responsables de datos por este tema. Me imagino que a lo mejor a través del tiempo pueden implantarlo”.